8.1 Формирование отчетов
В системе реализована печать отчетов средствами WORD и EXCEL.
Поддержана печать двух видов отчетов: отчеты на основании некоторой карточки
(печать любой карточки, в том числе и документа) и статистические отчеты,
которые не требует открытия карточки, а выполняются на основе всей информации,
содержащейся в Модели (например, "Дни рождения сотрудников").
Такие отчеты обычно выполняются на определенную дату или интервал времени.
Для печати отчета первого типа откройте электронную карточку объекта,
на основании которого будет печататься отчет (например, карточку соответствующего
документа), а затем выберите команду
Операции --> Отчеты
или нажмите соответствующую клавишу на панели инструментов,
или нажмите клавиатурную комбинацию "Shift" + "F4".
В открывшемся списке (См. Рисунок 8.1) выберите необходимый отчет.
При выполнении отчета система создает документ в формате Microsoft Word
и вызывает сам Microsoft Word для дальнейшей печати или редактирования,
если такое необходимо.
Рисунок 8.1"Отчеты"
При выполнении отчета система создает документ в формате Microsoft Word и вызывает сам Microsoft Word для дальнейшей печати или редактирования, если такое необходимо.
Перечень отчетов, используемых в системе "Персонал"
| Отчеты --> График отпусков | |
| График отпусков для подразделения с вложенными ( Т7) | печать графика отпусков сотрудников всех вложенных подразделений в соответствии со стандартной формой Т7. |
| График отпусков для подразделения ( Т7) | печать графика отпусков сотрудников подразделения в соответствии со стандартной формой Т7 |
| Отчеты --> Диаграммы | |
| Возрастной состав организации | создание диаграммы, показывающей возрастной состав организации |
| Распределение возрастного состава по видам подразделения | создание диаграммы, показывающей распределение возрастного состава по видам подразделения |
| Распределение возрастного состава по категориям должностей | создание диаграммы, показывающей распределение возрастного состава по категориям должностей |
| Распределение возрастного состава по подразделениям | создание диаграммы, показывающей распределение возрастного состава по подразделениям |
| Распределение отпусков | создание диаграммы, показывающей распределение отпусков сотрудников |
| Распределение по отраслям науки | создание диаграммы, показывающей распределение сотрудников по отраслям науки |
| Распределение поступления сотрудников по годам | создание диаграммы, показывающей распределение поступления сотрудников по годам |
| Распределение численности по видам подразделения | создание диаграммы, показывающей распределение численности по видам подразделения |
| Распределение численности по категориям должностей | создание диаграммы, показывающей распределение численности по категориям должностей |
| Распределение численности по подразделениям | создание диаграммы, показывающей распределение численности по подразделениям |
| Отчеты -->Отчеты по ШР | |
| Распределение должностей и численности по разрядам по ШР (прил. 3а) | печать распределения должностей и численности по разрядам по ШР в соответствии с приложением 3а |
| Распределение численности и оплаты по ШР для ВУЗ (прил. 6) | печать распределения численности и оплаты по ШР для ВУЗ в соответствии с приложением 6 |
| Распределение численности по разрядам по ШР (диаграмма) | создание диаграммы, показывающей распределение численности по разрядам по ШР |
| Распределение численности по разрядам по ШР для ВУЗ (прил.4) | печать распределения численности по разрядам по ШР для ВУЗ в соответствии с приложением 4 |
| Расчет фонда оплаты труда по ШР для ВУЗ (прил.2) | печать расчета фонда оплаты труда по ШР для ВУЗ в соответствии с приложением 2 |
| Отчеты--> Отчеты по численности | |
| Средняя численность за месяц | печать средней численности за месяц |
| Средняя численность совместителей за месяц | печать средней численности совместителей за месяц |
| Отчеты -->Печать карточки | |
| Карточка научного работника (Т4) | печать карточки научного сотрудника в соответствии со стандартной формой Т4. |
| Карточка подразделения с вложенными | печать информации из карточек всех вложенных подразделений. |
| Карточка подразделения | печать информации из карточки подразделения. |
| Карточка сотрудника (T2) | печать карточки сотрудника в соответствии со стандартной формой Т2. |
| Отчеты --> Печать приказа | |
| 'Изменение штатного расписания' | печать содержимого приказа об изменении штатного расписания |
| 'Приказ' | печать содержимого приказа произвольной формы |
| 'Приказ (список)' | печать содержимого произвольного приказа списком |
| 'Приказ на изменение штатного расписания' | печать приказа на изменение штатного расписания подразделения |
| Командировка служебное задание (Т10а) | печать служебного задания в соответствии со стандартной формой Т10а |
| Командировка сотрудника (Т9) | печать содержимого приказа о направлении сотрудника в командировку, в соответствии со стандартной формой Т9. |
| Командировочное удостоверение (Т10) | печать командировочного удостоверения в соответствии со стандартной формой Т10 |
| Отпуск записка-расчет (Т60) | печать записки расчета отпуска в соответствии со стандартной формой Т60 |
| Отпуск сотрудника (Т6) | печать содержимого приказа о предоставлении отпуска сотруднику в соответствии со стандартной формой Т6 |
| Отпуск сотрудников списком (Т6а) | печать содержимого приказа о предоставлении отпуска списку сотрудников в соответствии со стандартной формой Т6а |
| Перевод сотрудника (Т5) | печать содержимого приказа о переводе сотрудника в соответствии со стандартной формой Т5 |
| Перевод сотрудников списком (Т5а) | печать содержимого приказа о переводе списка сотрудников в соответствии со стандартной формой Т5а |
| Прием на работу (Т1) | печать содержимого приказа о приеме на работу сотрудника в соответствии со стандартной формой Т1 |
| Прием на работу списком (Т1а) | печать содержимого приказа о приеме на работу списка сотрудников в соответствии со стандартной формой Т1а |
| Увольнение записка-расчет (Т61) | печать записки-расчета при увольнении сотрудника в соответствии со стандартной формой Т61 |
| Увольнение сотрудника (Т8) | печать содержимого приказа об увольнении сотрудника в соответствии со стандартной формой Т8 |
| Увольнение сотрудников списком (Т8а) | печать содержимого приказа об увольнении списка сотрудников в соответствии со стандартной формой Т8а |
| Отчеты -->Статистика для ВУЗов | |
| Отчет Возрастной состав кадров высшей научной квалификации | печать численности сотрудников по возрастам и подразделениям |
| Отчет Профессорско-преподавательский персонал | печать сведений по профессорско-преподавательскому персоналу |
| Отчет Профессорско-преподавательский состав ВУЗа | печать сведений о профессорско-преподавательском составе ВУЗа |
| Распределение численности ППС по должностям | печать распределения численности ППС по должностям |
| Отчет Сведения о докторах и кандидатах наук | печать распределения кадров высшей научной квалификации по отраслям |
| Отчет Сведения о докторах наук, профессорах (за год) | печать сведений о докторах наук и профессорах за год |
| Отчет Сведения по факультетам и кафедрам | печать сведений по факультетам и кафедрам |
| Отчет Структура научно-педагогических кадров ВУЗа | печать структуры научно-педагогических кадров ВУЗа |
| Укомплектованность штатов | печать сведений об укомплектованности штатов |
| Отчеты --> Штатное расписание | |
| Штатное расписание для подразделения (Т3) | Печать штатного расписания для всех вложенных подразделений в соответствии со стандартной формой Т3 |
| Штатное расписание для подразделения (с надбавками) | печать штатного расписания подразделения в соответствии со стандартной формой Т3 с надбавками |
| Штатное расписание для подразделения | печать штатного расписания подразделения по специализированной форме, предложенной предприятием |
| Штатное расписание по видам персонала | печать штатного расписания подразделения по специализированной форме, предложенной предприятием |
| Отчеты | |
| Внимание, день рождения | печать списка сотрудников, дни рождения которых приходятся на заданный интервал дат |
| Внимание, заканчиваются назначения | печать списка сотрудников, у которых заканчиваются назначения |
| Выслуга лет | печать списка сотрудников с выслугой лет на заданную дату |
| Дни рождения сотрудников | печать списка сотрудников, дни рождения которых приходятся на заданный интервал дат, можно получить отчет общий или по подразделениям. При получении общего отчета (без группировки по подразделениям) его можно отсортировать по любой колонке средствами WORD |
| Сотрудники по дате окончания назначения | печать списка сотрудников по дате окончания назначения |
| Сотрудники по подразделениям | печать списка сотрудников по подразделениям |
| Сотрудники с должностями по подразделениям | печать списка сотрудников по подразделениям с указанием должностей |
| Справка с места работы (форма 2) | печать справки с места работы в соответствии со стандартной формой 2 |
| Справка с места работы | печать справки с места работы для сотрудника (работающего или уволенного) |
| Трудовой договор | печать трудового договора с сотрудником в соответствии со стандартной формой |
| Юбиляры | печать списка сотрудников, для которых на выбранный год приходится юбилей |
Склонение существительных в документах
Система отражает некоторую информацию в печатных отчетах в соответствующих падежах. Для поддержки этой функции существует файл, в котором даны все перечисленные понятия, встречающиеся в системе во всех падежах: именительном, родительном, дательном, винительном, творительном и предложном. При приеме нового сотрудника, при создании новой должности и т.д. необходимо внести в этот файл новое понятие. Для этого необходимо выбрать операцию "Настройка склонений для печати" и добавить новое понятие во всех падежах. В том случае, если для некоторого понятия не будут введены склонения, это понятие всегда будет печататься в отчете в именительном падеже.
8.2 Диаграммы
Среди статистических отчетов, которые не требуют открытия карточки, можно выделить графические отчеты –- диаграммы. Такие отчеты выполняются в MS Exсel и используют макросы. Если в Exсel по умолчанию установлен слишком высокий уровень безопасности, то макрос не отработает и отчет не будет отпечатан.
В этом случае пользователю следует изменить уровень безопасности.
Для это нужно в меню выбрать:
Сервис --> Макрос --> Безопасность
и в закладке Уровень безопасности выбрать средний или низкий уровень безопасности (подробнее см. документацию по MS Exсel).
Рисунок 8.2 Пример диаграммы
8.3 Редактирование формы отчета
В системе реализован механизм быстрого подключения и использования отчетов. Существующие в системе отчеты хранятся в папке "Отчеты", где могут быть сгруппированы как удобно пользователю. Для каждого отчета существует шаблон, представляющий собой RTF-файл. Этот файл имеет обычную структуру и содержит специальные символы для интеграции данных. Пример такого файла представлен ниже.
Дата составления |
Табельный номер |
Идентификационный номер Налогоплательщика |
Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования |
Алфавит |
Характер работы |
Вид работы (основная, по совместительству) |
Пол (мужской, женский) |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
Ъ |
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Примечание | "Ъ" - специальный символ для интеграции данных. Вместо него будут подставлены реальные данные, у которых шрифт, размер, написание будут такие же, как и в заменяемом символе. Для системы важен порядок расположения этих символов. |
| "$" - символ начала раздела. |
В форме можно использовать все возможности по редактированию
и оформлению документов. Все формы располагаются в директории "FORM"
и имеют расширение "*.frm". Редактирование форм осуществляется
при помощи MS Word. Название предприятия и другие его атрибуты являются
константной частью формы и могут быть заменены пользователем. Добавление
нового отчета происходит путем простого копирования файла отчета в папку
"Отчеты" и его шаблона в папку "FORM".
В данной версии самостоятельное создание отчетов возможно только с помощью
системы запросов. При возникновении потребности в специфическом отчете,
который нельзя реализовать средствами системы, обращайтесь к разработчикам
системы.
8.4 Операция «Печать приказов»
Операция «Печать приказов» предназначена для быстрого просмотра и печати приказов
по отдельному сотруднику или подразделению. Операция вызывается кнопкой 
при открытой карточке сотрудника или подразделения.
Рисунок 8.3. Диалог «Печать приказов»
Приказы отображаются в хронологическом порядке: от самого последнего, до самого первого приказа. Для печати приказа в универсальной форме необходимо два раза щелкнуть на требуемом приказе, после чего система сгенерирует соответствующий приказ и загрузит его в Microsoft Word. Для печати приказа можно выбрать необходимую форму из списка печатных форм. Для этого нажмите правой клавишей мыши на необходимом приказе и система предложит полный список печатных форм из которых необходимо выбрать нужный тип приказа. По правой клавише мыши открывается меню со списком возможных приказов, из которых необходимо выбрать нужный тип приказа. Система откроет приказ только на имя выделенного сотрудника, даже если приказ содержит список сотрудников.
Рисунок 8.4. Меню «Печати приказов»